【郵船トラベル監修】出張手配（航空券・ホテル・車の手配）はどうする？出張手配の手順から手配代行をしてくれる郵船トラベルのご紹介！

決まったらやらなくてはいけないことがたくさん出てくる、「出張」。現地に向かうチケットだけではなく、現地での交通手段や宿泊施設の手配が必要になってきます。

忙しい日常生活の中で下調べをじっくりする時間はなかなか取れないとお困りの方も多いのではないでしょうか。しかし、上手く出張手配ができなければ、計画通りに進行できず取引先にご迷惑をかける恐れがあるのが事実。

今回は
「手間をかけず効率的に出張手配をしたい」
「何を基準にどう出張手配をすればいいのかわからない」
とお困りの方必見、出張手配の手順、そして代行手配してくださる「郵船トラベル」のご紹介を致します！

出張が決まったらまずは何をすればよい？出張手配について

出張手配とは

出張手配とは出張が決まった際に、出張者が会社内で申請を行い、そして承認後に交通手段や宿泊施設の手配を行うことをさします。会社によっては、出張者ではなく総務部が出張手配を行うなどの場合もあるので事前に確認することが必要です。

出張手配の手順

ここでは、自分で出張手配する際の大まかな手順を紹介します。会社によっては規定や方法に違いを持つことがありますので、詳細は会社に確認するようにしましょう。

①出張申請書の作成・申請 ②交通手段・宿泊施設の手配 　ー旅行サイトや比較サイトを活用し条件にあったものを手配するようにしましょう。 ③出張後に経費精算 　ー出張中には精算を考え、費用のレシートや領収書を必ず保管するようにしましょう。

　

出張手配の注意点

海外出張手配においてはパスポートが必ず必要となってきます。国によってはビザの取得必要がある場合がありますので、事前に大使館・領事館のサイトなどで調べておきましょう。また、パスポートに関して国によっては出入国の際に6ヶ月以上の残存有効期間が必要な場合もあり注意する必要があります。

他、海外出張で他航空会社の乗り継ぎ便を利用する際には、飛行機の離着陸遅延やラゲッジを受け取りに時間がかかり飛行機を逃してしまうケースも考えられます。乗り継ぎ便を利用する際には、余裕を持ったスケジュール組みや荷物を預けない事を検討する必要があります。

＜注意点＞ ・パスポートの残存有効期間　入国時に6ヶ月未満となる場合は更新を推奨します ・パスポート査証余白ページ　2～3ページの未使用ページを求められる国もあります ・ビザ（査証）や渡航認証の要否を確認します。 日本国籍の場合、ビザ・渡航認証が以下の国に渡航する場合に必要となってきます。 ビザ：中国、インド、ミャンマー、バングラデシュ、インドネシア(渡航目的により必要)、タイ(渡航目的により必要)、ベトナム(16日以上滞在する場合) 渡航認証：米国、カナダ、韓国、オーストラリア、ニュージーランド、スリランカ ※ビザは国によっては本人出頭が必要、アポイントの予約が1か月先まで埋まっていることもあります。

　

出張手配の代行のメリット

独自のノウハウと経験を持っている代行会社にお願いすることで、要望にあった出張手配を効率的、且つスムースに行うことができます。

大きな3つのメリット ・会社への経費精算が楽になる ・要望を伝えるだけで、最適なプランをコンサルティングしてくれる（効率化） ・もしもの緊急時に連絡をする事ができる

　

出張手配代行の「郵船トラベル」

さて、ここまでで出張のやり方や代行の詳細・メリットについては理解いただけましたでしょうか。今回は、出張手配（航空券・ホテル・車）の代行をされている郵船トラベル様のサービスを紹介します！

航空券手配について

郵船トラベルでは、シンガポール発のみならずほとんどの都市から出発するLCCを含む航空会社、経路の航空券手配が可能です。お客様の要望（価格重視、スケジュール重視、変更や払戻しの要否など）にあわせて旅程をご案内いたします。

またフライト予約後も航空券発券前であれば手数料などかからずに旅程を変更いたします。

実際の流れ 1. お問い合わせ 緊急の出張等のケースでは出発当日も対応します。   2. 必要な情報 ・行程（行先、お日にち、ご希望航空会社、ご希望発着時間、お座席のクラス）、予算感 ・必須の情報（①パスポート記載のローマ字氏名　②緊急連絡先、③請求先） ※行先やご利用航空会社により、パスポート番号と有効期限、生年月日、国籍情報が必要となる場合があります。 ＋（任意で）座席の希望、マイレージ、制限食 ＋与信   3. フライトの手配（回答） メールで回答いたします。メールをお受け取り後、必ずお名前、旅程に間違いがないかご確認をお願いします。   4. 航空券の発券期限になりましたらリマインドメールをお送りします。 航空券の発券期限は航空会社、出発日までの日数により異なります（おおむね3-7日後）。   5.発券のご指示を頂いてから航空券を発券、メールにてEチケットを送付します。   6.請求書を発行し、メールにて送付します。

　

ホテル手配について

シンガポール国内はもちろん世界各地のホテル手配が可能です。

基本的な流れは、航空券の場合と同様ですが、ホテルの場合は、指定のエリアやこだわり(バスタブの有無、客室設備）などもお問い合わせの際に追加で頂ければそれに沿ったホテルをご提案いたします！特に部屋の広さや窓のある部屋かどうかなどを確認して、心地よく過ごして頂けるように心がけています。

車手配について

ハイヤーカー、チャーターバス、視察用のお車などの手配が可能です。グラブだと待ち時間のロスがありますが、チャータで車と運転手さんにつけることで限りある出張の時間を有意義に活用できます！

現在は、日本からの出張者の方々向けに手配やマレーシアのジョホール、ベトナム、フィリピンへの手配なども承っております。

＊お問い合わせの際には、日時と場所と人数、旅行スケジュール（チャータ）を頂けますとスムーズです！

　

郵船トラベル 3つの強み

1．クイックレスポンス
メールや電話にてスピーディーな対応を心掛けられているとのこと。単純往復のフライトの予約であれば通常1時間以内に回答(営業時間内)。お客様が段取りを早めに組んでいただけるようにサポートするためのクイックレスポンスがお客様から評価いただいております。

2．緊急時のご連絡は日本語、英語いずれも対応可能です。
担当者の連絡先は航空券手配時にご案内します。
メールをお送りいただいてからのご連絡ですと、口頭のやりとりでのミスを防ぐことができます。

3．ご要望に応じて最適なプランをコンサルティング
予算感、スケジュール、こだわりなどの必要な情報を頂ければそれに沿って最適なオプションをご提供します！

郵船トラベルについて

郵船トラベル 住所：391 A Orchard Road, #09-03,Ngee Ann City Tower A,S238873 最寄駅：Orchard駅 営業時間：月〜金 9:00-12:00, 13:00-18:00 定休日：祝 電話番号：6732 1511 Eメール WEBサイト

郵船トラベルでは航空券などの手配の他に以下のような宅配サービスも提供しております。大切な人やお祝いの贈り物にいかがでしょうか。

＜宅配サービス＞ ●蘭の贈り物—花の”日持ち”が良いと評判の郵船トラベルの蘭ギフトボックス。折々のご挨拶、お祝いや様々なギフトとして蘭の花を送りませんか。 ●フレッシュイエローマンゴー—トロピカルフルーツを代表するマンゴー。南国の味覚をご指定の場所へお届けいたします。 ●冷凍トロピカルフルーツ—お世話になっているあの方へ心を込めてトロピカルフルーツの贈り物。

出張手配代行で安心できる出張を

いかがだったでしょうか。出張となると国内外にかかわらず、手配するものや申請することがつきもの。それだけはなく、出張を成功させる、出張目的を達成するために考えることがたくさんありますよね。

効率化、そして本来の出張目的にきちんと向き合うようにするためにも、出張手配の代行を代行会社にお願いしてみてはいかがでしょうか。きっと少し楽になること間違いなしです。

●記事内容は執筆時点の情報に基づきます。

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