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業務効率化ツールおすすめ10選!業務効率化ツールの選び方・種類・メリットを徹底解説!

近年、シンガポールのビジネスシーンでは「業務効率化」が重要な経営課題として注目されています。グローバル競争の激化や人材不足、働き方改革の推進など、企業を取り巻く環境は日々変化しています。こうした中、業務効率化ツールの活用は、限られたリソースで最大限の成果を上げるための鍵となっています。

本記事では、シンガポールで働くビジネスパーソンに向けて、業務効率化ツールの種類やおすすめ、選び方や導入のメリットについて詳しく解説します。

業務効率化ツールとは?

業務効率化ツールとは、日々の業務を自動化・簡略化し、生産性向上やコスト削減を実現するためのITソリューションです。コミュニケーション、スケジューリング、タスク管理、RPA、ペーパーレス化など多岐にわたる分野で活用され、シンガポールのグローバルなビジネス環境でも導入が進んでいます。

シンガポールでは特に「スマートシティ開発」や「デジタルトランスフォーメーション(DX)」が積極的に推進されていることもあり、さまざまな支援ツールで手続きの効率化が進められています。

業務効率化ツールのメリット

業務効率化ツールを導入することは、企業にさまざまなメリットをもたらします。業務効率化ツールの実際の効果としては、定型業務の自動化やタスク進捗の見える化、データの移行や共有の円滑化、ビジネスコミュニケーションの活性化などが挙げられますが、ここでは、これらから生じるメリットとして特に注目されるコスト削減、人材不足の改善、業務上のミス削減、柔軟な働き方の推進、情報共有の迅速化の5点に焦点を当ててみたいと思います。

コスト削減

業務効率化ツールはあらゆる面でコスト削減に直結します。例えば各種データのマイクロフィルム化やペーパーレス化を進めれば、人的コストや印刷費などの経費削減が可能です。また、業務の自動化ツールやワークフローシステムを上手く使えば、業務の簡略化やタスクの進捗管理ができるため、残業などから生じる膨大な人件費を削減することができます。

さらに、近年ではシステムの維持コスト削減のため、自社のデータベースを移行する動きもでてきています。これは毎月一定額の支払いが必要になるオンプレミス型から、従量制のクラウド型に移すことで、余分なコストを削減しようというものです。

人材不足の改善

産業構造や人口動態の変化により、企業は人材不足に悩まされています。なかでも熟練労働者の不足は一企業にとって深刻です。しかし、ITツールの導入により、労働者の効率的な業務分担を行える可能性があります。特にマニュアルコンテンツ作成ツールでの属人化の解消、クラウドサービスを使った効率的な情報共有、RPAでの定型業務の自動化等により、少人数でも多くの業務をこなせる体制を構築できます。

業務上のミスの削減

定型業務ではあるものの、ある程度の精度が求められる仕事の場合、タスク管理やRPAの導入で、ヒューマンエラーを減らし、品質向上につなげることができます。これにオンラインコミュニケーションの導入を加えることによって情報の伝達が迅速になり、適切な管理でチェック漏れも減らせることが期待できるため、人的ミスが減るうえに業務効率の大幅な改善も見込めます。

柔軟な働き方の推進

業務効率化ツールの導入によって、リモートワークや多拠点での業務が容易になり、ワークライフバランスの向上や人材の多様化が図れます。タスク・プロジェクト管理やワークフローシステム、オンライン会議ツール等を有効に活用すれば、フルタイム勤務が難しい人や育児中の方も企業の戦力になれる可能性は十分にあります。

特に少子高齢化が加速するシンガポールでは、労働力の効率的活用が重要な課題となっています。DXによる柔軟なワークスタイル推進の一環として、シンガポール政府は、2024年4月に「柔軟な勤務形態に関するガイドライン(FWAR)」を施行することを発表しています。

情報共有の迅速化

クラウドベースやオンラインコミュニケーションのツールでリアルタイムに情報を共有でき、意思決定のスピードが上がります。これまでのようなトップダウン形式ではなく、役員と従業員双方がリアルタイムで意見交換や受発信をできるようになり、視覚的にも明示的にもわかりやすいテキストやイメージを使用できるため、個々の記憶への定着も早まるでしょう。

業務効率化ツールの選び方

業務効率化と一口に言っても、企業によって効率化したい部分はさまざまです。定型業務を自動化したいならRPAツール、業務プロセスを効率化したいならワークフローツール、連絡事項をスムーズにしたければオンラインコミュニケーションツールといった具合に、自社の業務に合ったツールを選択しなければなりません。最適なツールを選ぶには、以下のポイントを押さえることが重要です。

会社の課題を把握する

自社の業務フローや課題を明確にし、必要な機能を整理しましょう。具体的な業務内容やかかる工数を把握し、効率化できる部分を一つひとつ洗い出しながら、最終的にどのように変革していくかを吟味することが不可欠です。これは経営層と管理職、現場の従業員全員が議論を重ねて進めていく必要があります。

使いやすさ

現場のユーザーが直感的に使える操作性の高いツールを選ぶことで、定着率が向上します。企業によってツールとの親和性にはどうしても違いが出るので、自社の業務内容に最適な操作性であるかを必ず事前に確認するようにしましょう。また、定着率を上げるため、導入のメリットを社内全体で共有し、導入後はツールに関する教育体制を整えておくことも重要です。

サポート体制

導入後のトラブルや疑問に迅速に対応できるサポートや保証体制が整っているか事前に確認しましょう。特に社内にIT知識を持つ人が少ない場合はこのサポート体制が一層重要になってきます。導入後のサポート体制が整っているか、セキュリティ面で問題ないかどうか等については、ツールのシェア率やユーザーの口コミ等も参考になります。

システム連携・カスタマイズ性

既存のシステムと連携できるか、データの互換性に問題はないかの確認も必須です。自社内システムとの相性が悪いとかえって効率が落ちてしまう恐れがあるため、必ず一度現在使っている社内システムを見直して、ソフトウェア上で問題がないかを調査しておきましょう。また、業務に合わせてカスタマイズできるかも重要な判断基準です。カスタマイズできればインターフェースに改良を加えることができ、視覚効果や前述した操作性も高めることができます。 

コストパフォーマンス

必要な機能とコストのバランスを見極め、無駄な出費を防ぎましょう。無料で使える機能やトライアル期間を有するツールもあるので、慌てて導入しないよう、社内全体で慎重に見極めていく必要があります。最適なツールを選ぶ際には、小規模の導入(スモールスタート)から始められるかも重要なポイントとなります。

業務効率化ツールの種類

現在はさまざまな業務効率化ツールが存在しています。しかし、どの業務をどのように効率的にするかは企業によって異なります。導入前にツールが自社の本来の目的に沿っているかをしっかりと検討することが望ましいでしょう。ツール選択の参考となるよう、業務効率に有効とされる各ツールの特徴を解説していきます。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールには、ビジネスチャットやオンラインビデオ会議のツールがあります。SlackやChatwork、Zoomなどが代表的でしょう。もう少し大規模なものではDiscourseと呼ばれるオンラインコミュニティの多用途プラットフォームも存在します。グループやプロジェクト単位でのチャットや会話はもちろん、リアルタイムでのファイル共有や投票の機能もついており、短時間で効率的なビジネスコミュニケーションを実現できます。

タスク・プロジェクト管理ツール

小さなタスクや大規模なプロジェクトを一元管理できる支援ツールです。タスクの優先度や緊急度、納期、進行具合を色分けで把握できるBacklogが有名です。また、直感的に操作しやすく、仲間内で情報共有や意見交換ができるTrelloも顧客管理等で使いどころが良いとされています。大規模なプロジェクトには多機能なAsanaが使われることが多いです。どれもタスクやプロジェクトの進捗や割り当て、期限管理を効率化し、抜け漏れや遅れなどを防止する重要な役割を果たします。

RPAツール

RPA(Robotic Process Automation)とは、簡単に言えば、パソコン上で行う定型作業を自動化できる仕組みのことをいいます。RPAツールを活用することで、プログラミングや専門的なIT知識がなくても一定のコマンドを入力するだけで操作が完了します。一定のアルゴリズムを登録しておき、処理コマンドを実行すれば、自動でシステムやアプリを通じて必要なキーストロークを行ってくれます。画面上ではあたかも人が操作している様に見えます。

最近では、RPAツールをリモートデスクトップ接続で使用する例も多々あり、さまざまな場面で利用されています。代表的なツールはWinActorやBizRobo!等が挙げられます。シンガポールでは、中小規模の診療所を対象にRPAの積極的な導入が計画されています。この措置により、年間で大幅なコスト削減が実現できる見込みです。

ペーパーレス化ツール

これまで紙ベースで扱っていた資料や文書等を電子化し、保管するツールです。電子契約やデジタル勤怠管理などはペーパーレス化で挙がる筆頭候補でしょう。デジタル化した文書管理は、文書管理システムやクラウド・ストレージにて一元管理することが多いようです。

各種書類をデジタル化することで、印刷コストを削減することができ、破棄の手間を省けます。ほかにも、強固なセキュリティを維持できたり、必要な時に必要なものをすぐに参照できることは、企業の生産性向上に大きく寄与するでしょう。

名刺管理

名刺をデジタルデータとして管理するツールです。大量の名刺データを管理できるため、頻繁に名刺交換をするビジネスマンにとって非常に便利です。名刺データにはスマートフォンから手軽にアクセスでき、データそのものの共有も可能です。営業活動においては名刺管理クラウドサービスのSansanがよく知られています。

営業効率化ツール

営業効率化ツールは、顧客プロファイルの一元管理やマーケティング施策の自動化といった営業活動の効率化を目的とするツールです。その時々に合わせたニーズへの対応が可能になるなど、カスタマーサポートの面でも大きく貢献します。シンガポールでは営業効率化にSalesforceなどのSFA/CRMツールがよく使われている傾向があります。顧客情報や営業進捗を一元管理し、営業活動を最適化することができるシステムです。

業務効率化ツールおすすめ10選!

ここでは、シンガポールのビジネス現場でも導入実績が多いおすすめツールを紹介します。AIを活用したインテリジェンス機能を搭載しているツールもあり、さまざまなビジネスシーンで役立ちます。

Slack

リアルタイムコミュニケーションとファイル共有、外部サービス連携も豊富なチャットツールです。チャンネルを作成すれば、社内外とのスムーズかつスピーディーなやり取りが可能です。複数の組織でチャンネルを共有する場合には有料プランになりますが、フリープランやトライアル期間もあるのでスモールスタートも可能です。

Microsoft Teams

ビデオ会議・チャット・ファイル管理を統合し、Microsoft 365との連携が強み。PowerPoint LiveやAIによる会議メモ生成機能もあり、オンラインでのプレゼンテーションにも向いています。

Asana

タスクやプロジェクトの進捗管理が直感的に行える、グローバルで人気の管理ツールです。タスクや全体の目標を設定し、そこに到達するまでのチームスケジュールを部門別で詳細に管理することができます。その画期的なUIからチームの連携力も高まると評判です。サブタスクの設定や、カスタムフィールドの追加といった細かい機能も付随しています。

Trello

カンバン方式でタスクを可視化し、チーム全体の進捗を一目で把握できるツールです。To Doリストやチェックリスト機能が充実しており、カラーリングやコメントも各自自由に追記修正することができるため、顧客情報の共有ツールとしても優秀です。

UiPath

RPA分野で世界的なシェアを誇り、定型業務の自動化に最適です。企業全体における複数のアプリ、データベース、システムを接続する自動化インテグレーションを活用し、適切な管理と統合によって複雑な業務を定型化します。

DocuSign

契約書の電子署名を安全かつ迅速に実現し、ペーパーレス化を推進するツールです。紙代や印刷代等のコストカット、契約のスピーディー化により、特に総務関連の業務が大幅に効率化します。ほぼすべてのデバイスから、あらゆる文書に署名・捺印できるのも強みです。

Sansan

名刺管理の定番で、クラウド上で名刺情報を一元管理し、営業活動の効率化に役立ちます。名刺管理だけではなく、顧客とのメールのやり取りや人事異動などのデータも管理できるという、デジタルツールならではの利点を持ち合わせています。

Salesforce

クラウドベースの顧客管理ソフトウェアでCRMと呼ばれています。営業・顧客管理を一元化し、データドリブン(データに基づいて意思決定や行動を行うアプローチ)な営業活動を実現します。顧客情報の分析や商談履歴、顧客ニーズに応えるキャンペーンの配信なども行えます。

Notion

ドキュメント作成、タスク管理、ナレッジ共有を一体化したオールインワンツール。AIを活用したワークスペースで、NotionひとつであらゆるITサポートが完成するといわれています。これまでそれぞれ独立したツールを使っていた方は、Notionひとつで大幅に時間を短縮できるでしょう。

Zoom

高品質なビデオ会議で、リモートワークや海外拠点との連携に最適です。世界中のビジネスシーンで使われており、オンライン会議だけでなく、ウェビナー(ウェブ上で行うオンラインセミナー)を開催することもできます。顧客対応型のAIチャットボットも優秀な機能です。

業務効率化ツールの導入でビジネスの成長を加速させる

業務効率化ツールは、単なる「便利なITツール」ではなく、企業の競争力を高める経営戦略の一環です。シンガポールのような多国籍・多文化のビジネス環境では、情報共有や自動化のスピードが成長の鍵を握ります。自社の課題や目的に合わせて最適なツールを選び、ビジネスの成長を加速させ、新たな価値を創出していきましょう。

●記事内容は執筆時点の情報に基づきます。


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