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【最新】ビジネス英語メールそのまま使える例文一覧〜書き出しから結びまで〜
英文ビジネスメールを書く時には、相手の文化も違うことから、日本語でメールを書く時以上に気をつかいませんか？ここでは相手に好印象、かつ簡潔に用件を伝えられるかが重要となる英文メールでよく使われている、お決まりのフレーズをご紹介します。ぜひ活用して時短に役立てください。
英文ビジネスメール作成のポイント
詳しく例文を見ていく前に、英文ビジネスメール作成のポイントをお伝えします。まず第一に、海外において、メールは１通につき、1つの用件が基本です。2つ以上の用件がある場合は、必ず用件ごとにメールを分けましょう。そして要件ははっきり、わかりやすく。最後に、日本語ではよく使う、「謙譲語」や「へりくだる言葉」、過剰に丁寧な言葉は簡潔さに欠けるため英文では使いません。仕事に忙しい相手へのマナーとして、メールの用件がはっきりして簡潔であることは思いやりでもあるのです。日本人としてはそっけない印象を与えないかと心配になるかもしれませんが、英文ビジネスメールではシンプルなほうが好印象です。
英文ビジネスメールの基本フォーマット
基本的には、日本語で書くビジネスメールとほとんど違いはありません。
①件名
②宛名
③書き出し
④用件
⑤締め
⑥結びの言葉
⑦差出人の名前
基本のフォーマットはこのような形が多く、この書き方が読み手にも用件が伝わりやすいでしょう。
ビジネスメールの書き方
それでは、具体的にメールの流れにそってのビジネスメールの書き方を見ていきましょう。
英語メールの件名の例
件名を読んで用件が一目で分かる内容にすることが鉄則です。
例：Question about tomorrow’s meeting from 3pm
例：Inquiry about your products
例：Invitation to a new product launch
件名の始まりは大文字にし、重要な場合は【かっこ】をつけることも可能です。
例：【Important】Time changes for manager’s meeting
気をつけるポイント
「IMPORTANT」などのように大文字だけにすると怒っている印象を受けるのでNGです。また、「！」マークはスパムメールに分類される可能性もあるので避けた方が無難です。
お祝いのメールの件名で”Congratulations（＝おめでとう）!”と送りたくなることがありますが、海外ではこのような件名の詐欺メールなどがあります。、どうしても気持ちを伝えたいのであれば、
”Congratulations on your promotion”などの文章にしましょう。緊急時に”Urgent（＝緊急）”と件名につけることもありますが、相手にプレッシャーを与える言葉になります。、慎重に使いましょう。
英語メールの宛名の書き方
送る相手との距離感や親しさ、また送る相手を知っているか否かにより、宛名の表現は異なります。
＜名前が分かる場合＞
例：Dear Mr./Ms. Smith,(スミスさん）
Dear＋Mr./Ms.+ラストネームもしくはフルネーム+コンマ
フォーマルな時には、最後のコンマを”：”とする場合もあります。
少し親しくなってくると、ビジネスメールであってもファーストネームで呼び合うことに問題はありません。
例：Hi Josh,(ジョジュさん）
Hi＋ファーストネーム＋コンマ
また、日本人とのビジネスに慣れている海外の方は-sanという形でやりとりをする方もいます。先方からこのように送られてきた場合は、この形でぜひ返信して距離を縮めましょう。
例：Dear Smith-san, Dear Josh-san
Dear＋フルネーム/ラストネーム-san
＜役職や担当部署のみ分かる場合＞
例：Dear general manager,（部長へ）
Dear employee,（従業員の方へ）
＜名前も役職名も分からない場合＞
例：To whom it may concern,（ご関係者様各位）
例：Dear Sir(s)/Madam(s),（ご担当者様）
英語メールの書き出し – ネイティブのメール例文集
書き出しメールは「なぜこのメールを作成しているのか」を示すフレーズが多く使われます。シーンによって異なっています。実際に使われるフレーズをみていきましょう。
相手に送る初めてのメール例文
日本では「突然のメール、失礼いたします」という枕詞をよく使います。しかし、海外ではメール自体が突然のものであるため、このような表現は使いません。どうしても突然文章を始めるのに抵抗があれば、下記のように”I hope all is well with you”などを使いましょう。
例：I hope all is well with you. I’m(My name is) Ken Tanaka from Biz Corporation. I will be your new contact.
お世話になっております。Bizコーポレーションのタナカケンたなかけんと申します。新しく御社の担当となりました。
”I hope all is well with you”は「お世話になっております」のように、書き出しに使いやすいフレーズです。ぜひ覚えておきましょう。
自分の自己紹介から始める形も一般的です。
例：My name is Ken Tanaka, from Biz Corporation. I am writing to you to inform you that we are planning to hold a general meeting of stockholders next month.
Bizコーポレーションのタナカケンたなかけんです。来月、株主総会を開催しますのでお知らせ致します。
名乗ったあとすぐにどのような用件でメールをしているか伝えるのも一般的です。
”I am writing to you to inform you ….”は、さまざまなシーンで使うことができます。
第三者からの紹介の場合
例：My name is Ken Tanaka and Mr. Smith, from your company, referred me to you.
御社のスミスさんからご紹介いただいた、タナカケンです。
このように誰かの人脈の時は“introduce＝紹介する”を使わず、”refer someone/something to somebody”を使いましょう。
会議の開催通知・周知・報告などの「お知らせ」メール例文
例： You are cordially invited to attend the sales meeting on September 18th Thursday held on online on zoom.
9月18日木曜日に開催される営業ミーティング（ZOOM開催）にご招待致します。
社外などに向けた、フォーマルなお知らせメールです。
例： Please be advised that our office is moving from Chiyoda-ku to Chuo-ku.
私たちのオフィスが千代田区から中央区に引っ越すことをお知らせします。
“Please be advised”の部分は、Please be noted,やPlease be informed, Please be assured, Please be reminded,Please be awareに置き換えることが可能です。
例：I am writing to you to inform you that we have received your payment.
お支払いを受け取ったことをご報告いたします。
”I am(We are) writing to you to inform you”の部分は、”This is to inform you “や”I (We)would like to inform (report) you”に置き換えて使うこともできます。
社内の個人的なビジネスのやりとりであれば”I”が主語ですが、会社を代表してお知らせをしている場合は、”We”を使うことが一般的です。
例：We would like to let everyone know that now accepting application at our Accounting Department.
経理部が人材を募集していることをお知らせします。
良いニュースを伝えるメール例文
良いニュースを知らせる時には、冒頭を読んだだけでポジティブな内容が続くことを予想できるようにします。
例：I’m happy to report that the project is going well on schedule.
プロジェクトが滞りなく進んでいることを報告いたします。
「滞りなくことが運んでいる＝問題ありません」という意味で”We shouldn’t have any trouble the project is going well on schedule”と言い換えることもできます。
例：We are pleased(happy, glad,proud ) to tell you that we have made some system changes to reduce employee’s overtime work.
社員の残業を減らすためにシステム変更したことをお伝えいたします。
例：We are thrilled(excited,delighted) to announce that Ken Tanaka who would be starting today as our new board of director.
タナカケンを新しい取締役として迎えられることに感激しています。
嬉しさや、嬉しくて興奮している気持ちを伝える時には、thrilledやexcited,delightedなどを使うことで、より気持ちが高揚している様子を伝えることができます。
良くないニュースを伝えるメール例文
伝えづらいことや断りづらい内容を知らせる場合も丁寧に。残念さを伝える枕詞を添えましょう。
例：I (deeply, really, am extremely)regret to inform you that we no longer have the item from your order in stock.
あなたの注文の商品は在庫がないことをお知らせします。
“I am sorry to inform you…”が軽微のミスに対するお詫びに対し、”重大なミスへの謝罪には、”regret”を使った表現を使うことが多いです。
例：We are sad (deeply sorry) to say that we cannot participate in the new project.
新しいプロジェクトへの参加を見送らせて頂きます。
”We are sad (deeply sorry) to say that “を”Unfortunately”に置き換えることも可能です。
例：It is with much disappointment that we have to inform you that we are unable to serve scallops to the market this year due to inclement weather.
悪天候のため、残念ながら今年はホタテを市場に提供することができないことをお伝えします。
このように”with much disappointment”を使って、落胆の気持ちを伝えることもできます。
例：I am afraid that I won’t be able to make it on time due to an urgent business situation that I have to deal with.
残念ながら対応しなければならない緊急の仕事が入り、期限を守ることができません。
問い合わせや依頼をする時のメール例文
質問や問い合わせをする時は、具体的に明らかにしたい点を記載しましょう。相手に依頼をするときには”please”をつけたくなりますが、“please”は1メールにつき1回までに留めておきましょう。多用すると相手に懇願していると受け取られることや、「いい加減に聞いて欲しい」という意味合いで受け取られる場合もあります。
例：We’re interested in taking part in your upcoming 2024 project held in India.
インドで開催される2024プロジェクトに参加させて頂きたいです。
興味があり、参加を依頼する場合に”interested in taking part in…”というフレーズは、とても便利です。
例：I would like to enquire about the agenda for next sales meeting.
次回のセールスミーティングの議題について問い合わせをしたいと思います。
例：I would be grateful(really appreciate it) if you could share me some important information regarding to the past sales meetings.
今までの営業会議の中での重要な情報を教えていただけたら嬉しいです。
冒頭部分を”I’m wondering if you could…”とするのも、よく目にするフォーマルな英文依頼メール文です。また、”Could you let us know some important information regarding to…”と言い換えることもできます。上記の”share”は、”giveや”tell”,”say”の代わりに使うと、より洗練された響きになります。
また、社内などで何かを依頼する場合はシンプルに疑問形で聞くフレーズもあります。
例：Would it be possible for you to make changes to the documents you wrote?
文書に変更を加えてもらうことは可能ですか？
冒頭部分を”would you…?”や”Could you please…?”に置き換えることもできます。
また、何か新しい情報を聞きたいときに覚えておきたい書き出しフレーズがこちらです。
例：Could you please update me on…
…の最新情報を教えていただけますか？
最新情報や近況＝”update”を使いましょう。
急ぎや催促のメール例文
先にも述べた通り、”Urgent=急ぎ”とのフレーズを件名に入れるのも得策ですが、相手にとってはプレッシャーになることだけは覚えておきましょう。また、なぜ急いでいるのか、いつまでに必要なのかを正確に伝えましょう。
例：I apologize for the urgency, but could you please complete the documents regarding to Biz Corporation at your soonest possible convenience?”
急がせて申しわけありませんが、できるだけ早くBizコーポレーションの書類を仕上げてもらえますか？
例：I’d be grateful if you got to this before September 2nd.
9月2日より前に仕上げてもらえるとありがたいです。
例：Since this is a relatively urgent ask, let’s put a hold on projectX and Y meeting until you’re finished.
この案件が緊急のため、それが終わるまではプロジェクトXとYミーティングは保留にしておきましょう。
例：I am sorry to rush you, but could you be done this procedure by next Monday morning?
急がせて申し訳ないのですが、この手続きを来週月曜朝までに終わらせて頂けますか？
クレームや苦情を伝えるメール例文
苦情を伝える時は、感情的にならず、具体的な状況やどのようなことを望んでいるかが伝わるように明記しましょう。書き出しでそのメールがクレームや苦情を伝えるものであることを明記すると、メールを受け取った相手にとても緊急性が高いものであることが伝わります。
例：This email is to notify you about a problem I am having with….
このメールは…の問題について知らせるものです。
例：I am writing to complaint about …/I wish to complain in the strongest terms about….
…についての苦情を申し上げるために書いています。
例：I am deeply disappointed with your new service.
御社の新しいサービスにとても落胆しています。
例：I regret that I must call your attention to…
あなたにお伝えしないといけないことが残念です。
例：I am dissatisfied with your new service that….
御社の新しいサービスに満足していません。
例：I am writing to express my concern about…
…についての懸念（不安）事項を書いています。
クレームを伝えたあとは、”I would be grateful if you could….”や”Please….instead of”,”Let me know if you could…”など、クレームを言うだけではなく、希望する対処法の一文を添えましょう。
例：We hope that you will link into this matter and quickly refund the payment.
この件をするに調査し、すぐに返金をしてください。
例：I would be grateful if you explain the reason for this delay.
この遅延についての説明をお願いいたします。
受信したメールに返信するときのメール例文
すでに話がすすめられている内容について返信するときのフレーズをご紹介します。
例：I’m sending you with reference to your email dated September 18th
9月18日付で送って頂いたメールについて…
例：With regard to our discussion
先日のお話について…
例：In response to your last email regarding to…
最後のメールによると…
例：Further to your email dated September 18th
9月18日のメールに加えて…
例：Thank you very much for (I truly appreciate) your quick reply.
素早いお返事、ありがとうございます。
“Thank you”より”appreciate”の表現がより丁寧になります。
返信が遅くなってしまったときの謝罪のメール例文
フォーマルな書き出しであれば、下記のような形式になります。返信が遅れた理由も簡潔に添えましょう。
例：Please accept my apologies for the late reply. Since we did not know exactly what caused the problem, I could not reply immediately.
メールの返信が遅れましたこと、心からお詫び申し上げます。原因がわからなかったのですぐに返信することができませんでした。
これらもよくビジネスシーンで使われる表現です。
例：This is to apologize for…
例：Kindly receive my apologize for…
〜について申し訳ございませんでした。
そこまでかしこまる必要のない場合は、”sorry”を使いましょう。上記の”apologies”よりも”sorry”の表現はカジュアルな表現です。口語もこのまま使うことができます。
例：I am sorry for my late reply.
例：I am sorry for the delayed response.
返信が遅くなって申し訳ございません。
感謝を伝えるメール例文
ビジネスで良好な関係を築いている相手には、感謝を伝えたくなるシーンも多いでしょう。
ともに仕事をして何かに成功した時や完成した時などはこのような表現を使います。
例：I would just like to make you aware that we have released Biz Journal magazine. I just wanted to drop you a note to say thank you for all of your support.
Bizジャーナルマガジンをリリースすることができましたのでお知らせいたします。あなたのサポートに感謝します。
例：I would like to thank every single one of you for your contribution to making the project go smoothly. I’d like to give a special thanks to your sales team who made the most effort.
プロジェクトをスムーズに進めるために貢献してくれた一人一人に感謝しています。特に御社の営業チームには一番努力してもらい、特別に感謝の意を述べたいです。
”give a special thanks to”もよく使うので覚えておきましょう。
ほかにこのような使い方も、一般的です。
例： I would like to take this opportunity to thank you for…
この機会をかりて…に感謝したいです。
もう少しカジュアルな言い方は、以下の通りです。
例：I am deeply grateful for…
例：Thank you for…
両方とも、「…にありがとうございました。」となります。
お祝いのメールの書き出しフレーズ
日本と同様に、昇進や成功などを聞いたら、お祝いの気持ちを述べるメールを送ることは海外でも同じです。
例：Congratulations and best wishes to you all the best for your new journey.
新しい門出を祝ってお祝い申し上げます。
例：I am writing to send you my warmest congratulations on your promotion.
心をこめて、昇進おめでとうございます。
例：I’m glad(happy)to hear that the business is expanding with your company.
例：I have heard the great news that the business is expanding with your company.
事業が拡大していると聞いて嬉しく思います。
“happy”よりも”glad”のほうがフォーマルに聞こえます。
謝罪やお詫びを伝えるメール例文
謝罪の英文メールも基本ルールと同じく、簡潔に何を伝えたいかを明確に書きます。謝罪とともにトラブルが起きた理由や、再発防止策も簡潔に添えるとなお、良いですね。
上記の「返信が遅くなってしまったときの書き出しフレーズ」のフレーズもアレンジして使うことができます。そちらもご参照ください。
例：Please accept this email as official notice that…
…のことを正式にメールにてお伝えいたします。
例：We apologize for any inconvenience this may cause you.
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
例：On behalf of the entire companey, I must sincerely apologize for ….
会社を代表しまして、…心からお詫び申し上げます。
例：I personally apologize for…
私自身、深くお詫び申し上げます。
添付書類を付ける際のメール例文
以下のような表現が一般的です。
例：Please find (Take a look at) attached the agenda for the meeting.
会議のアジェンダを添付にてご確認ください。
例：Attached is the document you requested.
添付にてご依頼頂いた資料をお送りします。
ZOOM会議の開催を通知するフレーズ
最近では、ZOOMでの会議も珍しくありません。ZOOMでの会議の開催を通知する場合などのフレーズをみてみましょう。
例：I’d like to hold a performance meeting via ZOOM.
Link to the meeting; https;//
The meeting should be less than an hour.
進捗会議をZOOMで行いたいと思います。
リンクはこちら：
ミーティングは1時間以内の予定です。
“via zoom”,”Link to the meeting”などは頻出フレーズです。ぜひ、覚えておきましょう。
メールのクロージングセンテンス
メールの末尾となる文章は、相手にお願いしたいことを簡潔に伝える部分となります。文章の内容によって異なります。
例：Please let me know by Friday, September 18th if you would like to join the meeting.
会議に参加ご希望の場合は9月18日（金）までにご連絡ください。
例：Thank you for your consideration.
ご検討ありがとうございました。
例：I look forward to speaking with you again.
またお話できることを楽しみにしています。
例：Please feel free to call or email me if you have any questions.
ご不明な点がありましたら、お気軽にお電話またはメールにてお問い合わせください。
例：I would appreciate if this could be taken care of promptly.
早急に対応していただけると嬉しいありがたいです。
例：Please let me know if you need further information.
さらに詳しい情報が必要な場合はお知らせください。
例：Thank you for your patience and cooperation.
ご理解、ご協力をお願いいたします。
英語メールの結びの言葉
英語のビジネスメールの末尾は、下記の順序で構成します。
（結びの言葉）Sincerely,
（氏名）Ken Tanaka
（役職）Sales Manager
（社名）Biz Corporation
（電話）+81 3 1111 1111(←国番号からいれておくこと）
（メール）KenTanaka＠……..
「結びの言葉」は下記の通り、たくさんあります。
ビジネスでフォーマルに使用される結びの言葉：Sincerely, Respectfully,など
ビジネスでインフォーマルに使用される結び句：Kind Regards, Warm Regards, Regards, Best wishes, All the bestなど。”Kind Regards”,”Best Regards”が一般的によく使われています。
さらに同僚など、カジュアルな結び句：Talk again soon, See you soon, Thanks, Thanks in advance, Take care, etc…
コロナ禍では、”Keep safe and healthy”,”Stay safe”などの結び句もありました。
【番外編】オフラインのビジネスレター
海外とのやりとりは今やメールが主流となっていますが、どうしてもレターでやりとりをしなければならない場面もあります。メールとの違いは、レターには必ずカバーレター（送付状）をつけることが必要です。また、封筒への記載が必要になるという違いもあります。いざという時のために、カバーレターと封筒をあらかじめ用意しておくと良いですね。
ビジネス英語のメールメール例文を使いこなそう
さまざまなシーンで利用できるメールの例文をご紹介しました。英文のビジネスメールはお分かりの通り、決められたフレーズが使われています。ぜひ一覧の中から、状況に合ったフレーズを見つけて、ご自身のより良いアレンジを加えて、役立てていただけると嬉しいです。
●記事内容は執筆時点の情報に基づきます。
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